Trợ lý AI — hỏi số liệu công ty bằng tiếng Việt
Trợ lý AI là cửa sổ chat nối thẳng vào dữ liệu vận hành thật của công ty: đơn hàng, khách hàng, tồn kho, công nợ, chấm công, phiếu chờ duyệt. Anh/chị hỏi bằng tiếng Việt, nó tự tra cơ sở dữ liệu rồi trả lời — trong phạm vi quyền của chính người hỏi.
Câu chuyện quen thuộc
7 giờ sáng, anh chủ doanh nghiệp muốn biết hôm qua bán được bao nhiêu. Cách cũ: mở Dashboard, chọn bộ lọc ngày, đọc biểu đồ; muốn biết khách nào nợ quá hạn thì mở tiếp module khác; muốn biết ai đi trễ thì mở module thứ ba. Ba màn hình, ba lần chọn bộ lọc, năm phút.
Với Trợ lý AI: gõ "Hôm qua bán được bao nhiêu, ai nợ quá hạn, sáng nay mấy người đi làm?" — một câu, một màn hình, khoảng 15 giây.
Ba việc Trợ lý AI làm được
- Tra số liệu vận hành — doanh thu theo kỳ, tồn kho theo mã hàng, công nợ phải thu, đơn treo, lead chưa ai gọi, chấm công, phiếu chờ duyệt.
- Xử lý văn bản và file — dịch, tóm tắt, trích xuất dữ liệu từ PDF/Word/Excel/CSV đính kèm; soạn email, soạn nội dung marketing.
- Tạo và sửa ảnh — bật chế độ tạo ảnh để dựng ảnh minh hoạ, ảnh sản phẩm (tính năng này giới hạn theo gói dịch vụ).
1. Trợ lý AI khác Kho Kiến thức thế nào
OpsOne có hai màn hình đều mang chữ "AI" và đều là ô chat. Nhầm hai cái này là nguyên nhân phổ biến nhất khiến người dùng cho rằng "AI trả lời sai".
| 🤖 AI Trợ lý | 📚 Kiến thức — Hỏi cố vấn AI | |
|---|---|---|
| Đọc cái gì | DỮ LIỆU VẬN HÀNH — bảng đơn hàng, khách hàng, tồn kho, công nợ, chấm công trong cơ sở dữ liệu | TÀI LIỆU — những gì đã được nạp vào Kho Kiến thức |
| Số liệu lấy từ | Truy vấn trực tiếp, luôn là số mới nhất tại thời điểm hỏi | Chữ trong tài liệu — cũ hay mới tuỳ lần nạp gần nhất |
| Hợp để hỏi | "Hôm nay bán bao nhiêu?" · "Mã 73214 còn mấy cái?" · "Ai nợ quá hạn?" · "Có gì chờ tôi duyệt?" | "Chính sách bảo hành bao lâu?" · "Máy nén khí 37kW cần bình tích áp bao nhiêu lít?" |
| Trích nguồn | Nêu kỳ báo cáo và bảng dữ liệu đã dùng trong lời văn | Thẻ nguồn bấm được, mở ra đọc nguyên văn tài liệu |
| Giới hạn theo quyền | Rất chặt — mỗi loại số liệu là một cổng quyền riêng | Theo quyền vào module; trong module thì thấy toàn bộ tài liệu của dự án |
| Xử lý file đính kèm | Có — dịch, tóm tắt, trích xuất dữ liệu | Không |
2. Mở module ở đâu
- Đăng nhập app.opsoneai.com
- Ở thanh bên trái, mở nhóm 📁 Khác
- Bấm 🤖 AI Trợ lý
2.1. Bố cục màn hình
| Vị trí | Thành phần | Công dụng |
|---|---|---|
| Cột trái | Danh sách Hội thoại | Các cuộc trò chuyện đã có. Nút + tạo hội thoại mới. Trên màn hình hẹp, cột này ẩn sau nút ☰. |
| Thanh trên | AI Trợ lý — <tên công ty> | Cho biết đang làm việc với dữ liệu của dự án nào. |
| Thanh trên, phải | 🔍 | Tìm trong cuộc hội thoại đang mở. |
| Thanh trên, phải | 📥 | Xuất cuộc hội thoại: 📋 Sao chép tất cả hoặc 💾 Tải về .txt. |
| Thanh trên, phải | ⚙️ | Mở bảng Cấu hình AI Trợ lý (xem mục 8). |
| Giữa màn | Khung hội thoại | Nơi hỏi và đọc trả lời. Mỗi câu trả lời có nút 👍 / 👎 và nút sao chép. |
| Cuối màn | Ô soạn tin | Kèm nút đính kèm file, nút bật chế độ tạo ảnh và nút nhập bằng giọng nói. |
2.2. Màn hình khi chưa có tin nhắn nào
Hội thoại mới hiện dòng "Bắt đầu cuộc hội thoại mới" kèm gợi ý "Hỏi bất kỳ điều gì về sản phẩm, marketing, kho vận, hoặc nghiệp vụ kinh doanh" và sáu thẻ mẫu bấm được: 🌐 Dịch văn bản, 📝 Soạn email, 📊 Phân tích dữ liệu, 💡 Brainstorm ý tưởng, 📋 Tóm tắt nội dung, 🔍 Tra cứu, giải thích. Bấm một thẻ sẽ điền sẵn mẫu câu hỏi vào ô soạn.
3. Thuật ngữ cần biết
4. Hỏi được gì — không hỏi được gì
4.1. Trợ lý đọc dữ liệu theo hai tầng
Hiểu hai tầng này thì biết ngay câu nào hỏi được:
luôn gửi kèm
chạy khi cần
Tầng 1 — khối tóm tắt. Bật ở Cấu hình, các khối này được dán vào phần hướng dẫn gửi cho AI ở mọi câu hỏi: danh sách tối đa 50 sản phẩm (tên, mã, giá, thông số rút gọn); thống kê khách hàng; thống kê tồn kho; thống kê đơn hàng; tối đa 10 quy trình kho vận. Đây là bức tranh nền để AI biết công ty bán gì, quy mô ra sao.
Tầng 2 — công cụ tra số liệu. Khi anh/chị hỏi một con số cụ thể, AI gọi công cụ tương ứng để truy vấn thật. Đây mới là nguồn của những con số chính xác.
4.2. Hỏi được
| Loại câu hỏi | Ví dụ |
|---|---|
| Doanh thu, đơn hàng theo kỳ | "Hôm nay kinh doanh thế nào?" · "Tuần này bán được bao nhiêu đơn, so với tuần trước?" |
| Tồn kho theo mã hoặc tên | "Mã 73214 còn mấy cái?" · "Máy khoan giếng còn hàng không?" |
| Công nợ phải thu | "Ai đang nợ quá hạn?" · "Tổng phải thu còn bao nhiêu?" |
| Đơn treo | "Đơn nào treo quá 5 ngày chưa giao?" |
| Khách tiềm năng chưa ai gọi | "Còn bao nhiêu lead chưa ai liên hệ?" · "Khách nào chờ lâu nhất?" |
| Chấm công | "Hôm nay mấy người đi làm?" · "Hôm qua ai đi trễ?" |
| Phiếu chờ duyệt | "Có gì đang chờ tôi duyệt?" |
| Soạn thảo, dịch, tóm tắt | "Soạn email báo giá cho khách A" · "Dịch file đính kèm sang tiếng Anh" |
| Phân tích, tư vấn | "Nhìn số liệu tuần này, nên tập trung vào nhóm hàng nào?" |
4.3. Không hỏi được (hoặc hỏi ra kết quả không tin được)
- Lợi nhuận — công cụ doanh thu cố ý không tính lợi nhuận vì giá vốn chưa đủ tin cậy trên toàn bộ dữ liệu. Hỏi lợi nhuận, trợ lý sẽ trả doanh thu và nói rõ chưa tính được lợi nhuận. Cần lợi nhuận, hãy dùng module Kế toán hoặc Phân tích kinh doanh.
- Ghi dữ liệu — trợ lý chỉ đọc. Nó không tạo đơn, không sửa giá, không duyệt phiếu, không gửi tin cho khách. Bảo nó "tạo đơn hàng giúp tôi" thì nó chỉ soạn nội dung chứ không ghi vào hệ thống.
- Số liệu ngoài 7 công cụ — ví dụ chi phí quảng cáo từng chiến dịch, số liệu sản xuất chi tiết. Trợ lý được dặn nói thẳng là chưa tra được thay vì đoán.
- Dữ liệu ngoài quyền của anh/chị — xem mục 9.
- Dữ liệu của dự án khác — trợ lý chỉ đọc dự án đang chọn ở thanh trên.
5. Bảy công cụ tra số liệu
Đây là toàn bộ những gì trợ lý tra được, kèm quyền cần có. Người không có quyền tương ứng thì công cụ đó không được khai báo — AI không biết nó tồn tại nên không thể lách.
| Công cụ | Trả về gì | Cần quyền |
|---|---|---|
| Doanh thu theo kỳ | Doanh thu và số đơn bán ra theo hôm nay / hôm qua / tuần này / tháng này, so với kỳ trước, kèm 5 đơn giá trị lớn nhất trong kỳ. Không tính lợi nhuận. | Quản lý Dashboard, hoặc xem/quản lý Phân tích kinh doanh |
| Tồn kho | Tra theo tên sản phẩm hoặc mã: tồn thực tế và tồn có thể bán, cộng gộp mọi kho. | Xem/quản lý Kho vận, hoặc xem/quản lý Sản phẩm |
| Chấm công | Theo ngày (hôm nay/hôm qua): bao nhiêu người đi làm trên tổng nhân sự, ai đi trễ, ai chưa chấm công. | Xem/quản lý Nhân sự |
| Lead chưa ai gọi | Khách tiềm năng chưa có bất kỳ lần liên hệ nào. Mặc định lấy lead mới nhất; hỏi "chờ lâu nhất" thì đổi thứ tự. | Xem/quản lý CRM |
| Công nợ phải thu | Tổng còn phải thu, phần quá hạn trên 30 ngày, và danh sách khách nợ nhiều nhất. | Quản lý CRM, hoặc quản lý Dashboard |
| Đơn treo | Đơn chưa giao xong và đã tạo quá N ngày (mặc định 3): số lượng theo trạng thái + các đơn treo lâu nhất. | Xem/quản lý CRM |
| Phiếu chờ duyệt | Yêu cầu mua hàng, đề nghị thanh toán, yêu cầu sửa-xoá dữ liệu mua hàng, đơn xin nghỉ phép đang chờ. | Xem/quản lý Mua hàng, hoặc xem/quản lý Nhân sự |
5.1. Trợ lý được dặn thế nào khi trả lời số liệu
- Bắt buộc gọi công cụ khi được hỏi về số liệu công ty — không tự bịa, không ước lượng.
- Nêu rõ kỳ và nguồn — ví dụ "hôm nay, theo bảng đơn hàng".
- Công cụ lỗi hoặc không có công cụ phù hợp → nói thẳng là chưa tra được, không đoán.
- Tiền định dạng kiểu Việt Nam — ví dụ 12.500.000đ.
- Mỗi câu hỏi xử lý độc lập — câu trước bị từ chối không có nghĩa câu sau cũng bị từ chối.
5.2. Vòng gọi công cụ — vì sao có lúc chữ không hiện dần
Khi trả lời bằng kiến thức chung, chữ hiện dần từng đoạn. Khi phải tra số liệu, trợ lý chạy tối đa 5 vòng gọi công cụ (có câu hỏi cần tra nhiều nguồn rồi tổng hợp), màn hình hiện dòng "Đang tra dữ liệu (…)…" và câu trả lời xuất hiện một lần, trọn vẹn khi xong. Chờ lâu hơn vài giây là bình thường.
5.3. Trợ lý biết hôm nay là ngày nào
Mỗi câu hỏi đều được kèm ngày giờ hiện tại theo giờ Việt Nam, nên "hôm nay", "tuần này", "tháng này" được hiểu đúng. Anh/chị không cần ghi ngày cụ thể.
6. Đặt câu hỏi cho ra số đúng
6.1. Nêu rõ kỳ báo cáo
Công cụ doanh thu nhận bốn kỳ: hôm nay, hôm qua, tuần này, tháng này. Hỏi "doanh thu quý 3" thì trợ lý không có kỳ tương ứng — hãy hỏi theo bốn kỳ trên, hoặc dùng module Phân tích kinh doanh cho kỳ tuỳ ý.
| Câu hỏi mơ hồ | Câu hỏi rõ |
|---|---|
| "Bán được nhiều không?" | "Tháng này doanh thu bao nhiêu, so với tháng trước tăng hay giảm?" |
| "Còn hàng không?" | "Mã 73214 còn bao nhiêu cái có thể bán?" |
| "Khách nợ nhiều không?" | "Tổng công nợ phải thu là bao nhiêu, phần quá hạn trên 30 ngày chiếm bao nhiêu?" |
| "Đơn có vấn đề gì không?" | "Liệt kê đơn chưa giao xong và đã tạo quá 7 ngày." |
| "Nhân sự thế nào?" | "Hôm nay có bao nhiêu người chấm công trên tổng nhân sự, ai đi trễ?" |
6.2. Phân biệt "tồn thực tế" và "tồn có thể bán"
Công cụ tồn kho trả về cả hai. Chúng khác nhau vì hàng đã có người đặt hoặc đã đóng gói chờ giao thì vẫn nằm trong kho nhưng không bán được nữa. Khi hứa hàng với khách, luôn dùng con số có thể bán.
6.3. Hỏi một việc mỗi lần, rồi hỏi nối tiếp
Trợ lý xử lý được câu hỏi ghép, nhưng câu trả lời sẽ dài và dễ lẫn. Cách hiệu quả hơn:
- "Hôm nay doanh thu bao nhiêu?"
- "So với hôm qua thì sao?"
- "Trong đó đơn lớn nhất là của khách nào?"
Trợ lý nhớ mạch hội thoại nên anh/chị không phải nhắc lại "hôm nay" ở câu thứ hai và thứ ba.
6.4. Khi con số trông sai
- Hỏi lại nguồn: "Con số này lấy từ đâu, tính theo kỳ nào, có gồm đơn đã huỷ không?"
- Đối chiếu module gốc — Đơn hàng, Kho vận, Nhận tiền — với cùng bộ lọc.
- Bấm 👎 ở câu trả lời sai để đánh dấu; đây là tín hiệu để cải thiện.
- Vẫn lệch → chụp màn hình cả câu hỏi và câu trả lời gửi bộ phận hỗ trợ.
7. Đính kèm file và tạo ảnh
7.1. Đính kèm file
Bấm nút kẹp giấy cạnh ô soạn tin, hoặc kéo thả file thẳng vào khung hội thoại — màn hình hiện dòng "Thả file vào đây để đính kèm".
- Nhận: ảnh, PDF, Word, Excel, CSV, TXT.
- Dung lượng tối đa 20MB mỗi file; vượt quá sẽ báo lỗi ngay.
- Mỗi tin nhắn đính kèm một file.
Sau khi đính kèm, bốn nút thao tác nhanh xuất hiện: 🌐 Dịch sang tiếng Anh, 🇻🇳 Dịch sang tiếng Việt, 📋 Tóm tắt, 📊 Trích xuất dữ liệu. Bấm một nút là gửi ngay yêu cầu tương ứng; hoặc anh/chị tự gõ yêu cầu riêng.
7.2. Chế độ tạo và sửa ảnh
Cạnh nút đính kèm có nút bật/tắt chế độ Tạo/Sửa ảnh AI. Khi bật, ô soạn đổi gợi ý thành "Mô tả ảnh muốn tạo…"; gõ mô tả rồi gửi. Muốn sửa một ảnh, hãy đính kèm ảnh đó rồi mô tả thay đổi mong muốn.
7.3. Nhập bằng giọng nói
Nút micro cạnh ô soạn cho phép đọc thay vì gõ — tiện khi đang ở kho hoặc trên đường. Tính năng này dùng khả năng nhận giọng nói của trình duyệt, nên có trình duyệt hỗ trợ tốt, có trình duyệt không hỗ trợ.
7.4. Lưu lại cuộc trò chuyện
Nút 📥 trên thanh đầu cho hai lựa chọn: 📋 Sao chép tất cả (dán vào email, biên bản họp) và 💾 Tải về .txt. Nút 🔍 tìm trong hội thoại đang mở, hữu ích với các mạch trò chuyện dài.
8. Cấu hình Trợ lý AI
Bấm ⚙️ trên thanh đầu để mở bảng Cấu hình AI Trợ lý.
Để trống thì hệ thống dùng lời dặn mặc định: trợ lý AI của công ty, hỗ trợ tư vấn sản phẩm, giải đáp thắc mắc, soạn nội dung marketing, phân tích kinh doanh và nghiệp vụ nội bộ; trả lời tiếng Việt, thân thiện, chuyên nghiệp, chính xác.
Điền vào đây khi muốn đặt giọng riêng. Ví dụ dùng được ngay:
"Bạn là trợ lý cho công ty thương mại thiết bị công nghiệp. Trả lời ngắn gọn, đi thẳng vào số liệu. Luôn ghi đơn vị đo. Khi nói về hàng hoá, luôn nêu cả mã hàng. Không hứa thời gian giao hàng nếu chưa có dữ liệu."
| Lựa chọn | Dùng khi |
|---|---|
| Gemini 2.5 Flash (Mặc định, nhanh + rẻ) | Hầu hết mọi việc: tra số liệu, soạn thảo, tóm tắt. Nên giữ lựa chọn này. |
| Gemini 2.5 Pro (Thông minh nhất) | Phân tích sâu, đọc hợp đồng dài, suy luận nhiều bước. Chậm hơn và tốn hơn. |
| Gemini 2.5 Flash-Lite (Tiết kiệm tối đa) | Câu hỏi đơn giản, khối lượng lớn. Chất lượng suy luận thấp hơn. |
| Nano Banana Pro — Gemini 3 (Tạo/sửa ảnh cao cấp) | Khi trọng tâm là tạo và sửa ảnh. |
- Nhiệt độ — thanh trượt từ Chính xác (0) đến Sáng tạo (1). Khuyến nghị 0.5–0.7 cho tư vấn. Hạ về 0.2–0.3 nếu công ty chủ yếu dùng để tra số liệu và cần câu trả lời ổn định giữa các lần hỏi.
- Độ dài tối đa — bốn mức từ ngắn gọn đến rất chi tiết. Câu trả lời bị cắt giữa chừng thì tăng mức này lên.
Một ô văn bản dán những thứ ngắn gọn mà trợ lý cần luôn nhớ: chính sách bảo hành, thời gian giao hàng, khung chiết khấu đại lý, số hotline kỹ thuật.
| Công tắc | Gửi kèm gì | Người hỏi phải có quyền |
|---|---|---|
| 📦 Danh mục sản phẩm | Tối đa 50 sản phẩm: tên, mã, giá, thông số rút gọn, kèm tổng số sản phẩm đang bán | Xem Sản phẩm |
| 👥 Thống kê khách hàng | Tổng số khách, số lead, số đang đàm phán, số đã chốt | Xem CRM |
| 📊 Tồn kho | Tổng số mã, tổng số lượng, số mã dưới định mức; giá trị tồn theo giá vốn chỉ hiện với người có quyền xem giá vốn | Xem Kho vận |
| 🧾 Đơn hàng gần đây | Tổng đơn, số đã xác nhận, số đã giao; doanh thu chỉ hiện với người có quyền xem số liệu kinh doanh | Xem CRM |
| 📘 Quy trình kho vận | Tối đa 10 quy trình đang dùng, kèm các bước | — |
Mặc định chỉ Danh mục sản phẩm được bật. Bật thêm công tắc nào thì mọi câu hỏi đều nặng thêm chừng đó — bật những thứ thật sự hay dùng thôi.
Ô này lưu một câu chào cho dự án. Lưu ý: màn hình hội thoại mới hiện dòng "Bắt đầu cuộc hội thoại mới" cùng sáu thẻ mẫu chứ chưa hiển thị câu chào này — nên đừng dựa vào nó để truyền đạt hướng dẫn quan trọng cho nhân viên. Hướng dẫn về cách cư xử của trợ lý hãy đặt ở ô System Prompt.
Sửa xong, bấm 💾 Lưu cấu hình. Cấu hình mới có hiệu lực ngay ở câu hỏi kế tiếp, kể cả trong hội thoại đang mở.
9. Quyền — ai thấy gì
Trợ lý AI chỉ trả lời trong phạm vi quyền của người đang hỏi. Đây là điểm khác biệt quan trọng nhất so với việc dựng một con bot chung cho cả công ty.
9.1. Bốn lớp chặn
- Theo dự án — trợ lý chỉ đọc dữ liệu của dự án đang chọn. Không có đường nào để hỏi sang dữ liệu công ty khác.
- Theo công cụ — chỉ những công cụ người hỏi có quyền mới được khai báo cho AI. Không có quyền thì AI không biết công cụ đó tồn tại, nên không thể bị "dụ" gọi.
- Theo trường dữ liệu nhạy cảm — hai con số được chặn riêng ngay cả khi công tắc nguồn dữ liệu đã bật: doanh thu trong khối đơn hàng và giá trị tồn theo giá vốn trong khối kho. Người không đủ quyền sẽ thấy dòng ghi rõ số đã bị ẩn, chứ không nhận một con số xấp xỉ gây hiểu nhầm.
- Theo hội thoại — xem mục 9.3.
9.2. Người không có quyền số liệu nào thì sao
Trợ lý vẫn dùng được cho việc soạn thảo, dịch, tóm tắt, tư vấn chung. Nhưng khi bị hỏi về số liệu công ty, nó được dặn trả lời đúng câu: "Bạn chưa có quyền xem thông tin này, vui lòng liên hệ quản trị viên."
9.3. Hội thoại là riêng tư theo từng người
Điều này quan trọng vì ngay cả tên hội thoại cũng là dữ liệu nhạy cảm — tiêu đề lấy 50 ký tự đầu câu hỏi, nên một dòng như "Tháng này doanh thu bao nhiêu…" đã tiết lộ chuyện gì đang được quan tâm.
9.4. Khuyến nghị cho chủ doanh nghiệp
- Đừng gán quyền rộng chỉ để "cho AI trả lời được". Quyền gán cho trợ lý cũng chính là quyền người đó có ở mọi module khác.
- Kiểm bằng cách mượn tài khoản thật. Đăng nhập bằng một tài khoản nhân viên và hỏi thử "Tháng này doanh thu bao nhiêu?" — câu trả lời cho anh/chị biết chính xác người đó thấy gì.
- Nhân viên mới nên bắt đầu với quyền hẹp, mở rộng dần theo nhu cầu thật.
10. Ba tình huống thực tế
10.1. Bản tin sáng của chủ doanh nghiệp
Mục tiêu: nắm tình hình trong 2 phút, trước khi mở bất cứ màn hình nào khác.
- Tạo một hội thoại riêng, câu hỏi đầu tiên đặt là "Bản tin sáng" để dễ tìm lại về sau.
- Hỏi lần lượt: "Hôm qua kinh doanh thế nào?" → "Có đơn nào treo quá 3 ngày không?" → "Ai đang nợ quá hạn?" → "Sáng nay mấy người chấm công, ai đi trễ?" → "Có gì đang chờ tôi duyệt?"
- Thấy bất thường ở đâu thì hỏi sâu ngay tại đó: "Đơn treo lâu nhất là của khách nào, vướng ở khâu gì?"
- Bấm 📥 → 📋 Sao chép tất cả và dán vào nhóm điều hành nếu muốn chia sẻ.
10.2. Nhân viên kinh doanh đang có khách trên điện thoại
Mục tiêu: trả lời khách trong khi khách còn đang nghe máy.
- Khách hỏi còn hàng không → gõ "Mã 73214 còn bao nhiêu cái có thể bán?"
- Trợ lý trả cả tồn thực tế và tồn có thể bán. Dùng con số có thể bán để hứa với khách.
- Khách hỏi tiếp về công nợ đơn cũ → nếu tài khoản có quyền, hỏi "Khách A còn nợ bao nhiêu, có khoản nào quá hạn không?"; không có quyền, trợ lý sẽ nói rõ để nhân viên biết cần nhờ ai.
- Chốt xong, nhờ trợ lý soạn luôn: "Soạn email xác nhận đơn hàng cho khách A gồm 2 mã 73214, giọng lịch sự, có nhắc điều khoản bảo hành 12 tháng."
10.3. Xử lý tài liệu nhà cung cấp nước ngoài
Mục tiêu: biến một file PDF 40 trang tiếng Anh thành bảng thông số dùng được trong một buổi sáng.
- Mở hội thoại mới, kéo thả file PDF vào khung chat.
- Bấm nút nhanh 📊 Trích xuất dữ liệu — trợ lý trả về bảng các thông số quan trọng.
- Hỏi tiếp cụ thể: "Lập bảng so sánh 3 model trong tài liệu theo lưu lượng, áp suất, công suất điện, khối lượng."
- Đính kèm lại file và bấm 🇻🇳 Dịch sang tiếng Việt để có bản tiếng Việt của phần hướng dẫn lắp đặt.
- Kiểm lại vài thông số then chốt với bản gốc — bắt buộc trước khi đưa cho khách.
- Nội dung đã kiểm xong thì đưa vào Kho Kiến thức để cả công ty tra được về sau, thay vì chỉ nằm trong hội thoại riêng của anh/chị.
11. Câu hỏi thường gặp
Trợ lý có bịa số không?
Hệ thống được dựng để chặn việc đó: khi được hỏi số liệu công ty, trợ lý bắt buộc gọi công cụ tra dữ liệu thật, phải nêu kỳ và nguồn, và phải nói thẳng khi không tra được thay vì đoán. Riêng lượt tra số liệu còn được hạ mức "sáng tạo" xuống rất thấp.
Dù vậy, phần diễn giải quanh con số vẫn do AI viết. Vì thế quy tắc thực dụng: dùng số của trợ lý để biết hướng, mở module gốc để chốt con số trước khi báo cáo hoặc ký duyệt.
Dữ liệu công ty có bị gửi ra ngoài không?
Có, một phần, và anh/chị nên biết chính xác phần nào:
- Gửi đi: câu hỏi của anh/chị, lịch sử hội thoại (50 tin gần nhất), các khối tóm tắt đã bật, và kết quả trả về từ công cụ tra số liệu — tức những con số cần thiết để soạn câu trả lời.
- Không gửi đi: toàn bộ cơ sở dữ liệu. Không có đường nào để AI "duyệt" thẳng các bảng dữ liệu; nó chỉ nhận đúng kết quả của bảy công cụ đã định sẵn.
Với thông tin đặc biệt nhạy cảm, cách an toàn nhất vẫn là không gõ vào ô chat.
Đồng nghiệp có đọc được hội thoại của tôi không?
Không. Mỗi người chỉ thấy hội thoại do chính mình tạo. Quản trị viên xem được toàn bộ hội thoại trong dự án — điều này là cố ý, để có thể hỗ trợ và kiểm soát. Nếu anh/chị là chủ doanh nghiệp, hãy coi đây là một phần trách nhiệm quản trị chứ không phải một tính năng để dùng tuỳ tiện.
Vì sao hỏi lợi nhuận mà chỉ nhận được doanh thu?
Đây là hành vi có chủ ý, không phải lỗi. Tính lợi nhuận cần giá vốn tin cậy cho mọi mã hàng, mà dữ liệu giá vốn của hầu hết doanh nghiệp chưa đủ sạch. Trả ra một con số lợi nhuận sai còn tệ hơn không trả. Trợ lý trả doanh thu và nói rõ chưa tính được lợi nhuận. Muốn có lợi nhuận, hãy dùng module Kế toán hoặc Phân tích kinh doanh, nơi có đầy đủ cách xử lý giá vốn.
Trợ lý trả lời "Bạn chưa có quyền xem thông tin này" — sửa thế nào?
Nghĩa là tài khoản của anh/chị chưa có công cụ tra loại số liệu đó. Cách xử lý:
- Xác định cần loại số liệu nào (doanh thu / tồn kho / công nợ / chấm công / lead / đơn treo / phiếu duyệt).
- Đối chiếu bảng ở mục 5 để biết cần quyền gì.
- Nhờ quản trị viên gán quyền trong Quản lý User.
Sửa System Prompt hay bật thêm công tắc nguồn dữ liệu không giải quyết được — cổng quyền nằm ở máy chủ.
Trợ lý trả lời sai chủ đề, hoặc lặp lại câu trả lời cũ?
Thường là do hội thoại đã quá dài và chủ đề đã đổi hẳn. Trợ lý chỉ nhớ 50 tin gần nhất. Cách xử lý theo thứ tự:
- Mở hội thoại mới cho chủ đề mới — cách này giải quyết phần lớn trường hợp.
- Hỏi lại bằng câu đầy đủ ngữ cảnh, không dùng đại từ ("cái đó", "như trên").
- Bấm 👎 ở câu trả lời sai để đánh dấu.
Sao có lúc chữ hiện dần, có lúc chờ im rồi ra một cục?
Trả lời bằng kiến thức chung thì chữ hiện dần. Khi phải tra số liệu, trợ lý chạy các vòng gọi công cụ (tối đa 5 vòng) — lúc đó màn hình hiện dòng "Đang tra dữ liệu (…)…" và câu trả lời xuất hiện trọn vẹn một lần khi xong. Đây là hành vi bình thường, không phải treo.
Đính kèm file rồi, hỏi tiếp lại như chưa từng thấy file?
Đúng như thiết kế: ruột file chỉ đi kèm đúng tin nhắn có file. Các tin sau chỉ còn dòng ghi chú tên file. Muốn hỏi tiếp về cùng file, hãy đính kèm lại. Với tài liệu cần dùng lâu dài, nạp vào Kho Kiến thức là cách đúng.
Có nên đổi Model sang bản thông minh nhất cho chắc?
Thường là không cần. Với câu hỏi vận hành, con số đến từ công cụ tra dữ liệu chứ không đến từ độ thông minh của model — đổi model không làm số chính xác hơn, chỉ chậm hơn và tốn hơn. Chỉ nên đổi sang bản mạnh khi cần phân tích sâu, đọc hợp đồng dài hoặc suy luận nhiều bước, và nên đổi lại sau khi xong.
Có giới hạn số câu hỏi mỗi tháng không?
Một số tính năng AI trong OpsOne có hạn mức theo gói dịch vụ, và tạo ảnh AI thì chắc chắn yêu cầu gói Pro trở lên. Nếu gặp thông báo hết hạn mức hoặc yêu cầu nâng cấp, xem Cài đặt → Gói dịch vụ hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ để biết mức áp dụng cho công ty anh/chị.
Nút 👍 / 👎 để làm gì?
Đánh dấu câu trả lời tốt hoặc chưa tốt. Đây là tín hiệu để rà soát chất lượng và chỉnh System Prompt hoặc dữ liệu nguồn. Bấm 👎 không làm trợ lý trả lời lại — muốn câu trả lời khác, hãy hỏi lại rõ hơn.
Nên dùng một hội thoại cho tất cả, hay nhiều hội thoại?
Nhiều hội thoại, tách theo chủ đề. Vì trí nhớ giới hạn ở 50 tin gần nhất, một hội thoại ôm mọi thứ sẽ khiến các chủ đề lẫn vào nhau và đẩy nội dung cũ ra ngoài. Cách dùng tốt: một hội thoại cho số liệu hằng ngày, một cho soạn nội dung, một cho mỗi dự án lớn đang chạy.
Cần cấu hình Trợ lý AI cho đúng công ty mình?
Đội ngũ OpsOne có thể cùng anh/chị soạn nhân cách AI, chọn nguồn dữ liệu nên bật, rà lại bảng quyền của từng vai trò và kiểm thử bộ câu hỏi thật của ban điều hành. Pilot 30 ngày miễn phí, không cần ký hợp đồng dài hạn.