Hướng dẫn sử dụng

Module CRM & Bán hàng

Quản lý toàn bộ vòng đời khách hàng từ Lead đến Customer, từ Báo giá đến Hợp đồng, từ Đơn hàng đến Thanh toán — tất cả trong một workspace duy nhất, tích hợp Sapo, Lark Base, Zalo OA và AI insights.

1. Giới thiệu

Module CRM & Bán hàng là trái tim của OpsOne AI — nơi anh/chị nắm trọn vòng đời khách hàng và doanh thu của doanh nghiệp. Khác với các CRM rời rạc cần dán nối nhiều phần mềm khác nhau, module này tích hợp nguyên khối:

Lead → Customer: thu thập lead từ chatbot, landing chẩn đoán, form Zalo OA → tự động khử trùng (smart-merge theo SĐT/email) → chuyển thành khách hàng chính thức.
Customer → Order: từ profile khách, anh/chị tạo báo giá → chuyển sang hợp đồng → sinh đơn hàng → phiếu nhận tiền — mỗi bước có lịch sử audit đầy đủ.
AI insights: phân loại khách hàng theo RFM (Recency-Frequency-Monetary), gợi ý đối tượng cần chăm sóc lại, dự báo doanh thu pipeline.
Đa kênh: đồng bộ Sapo POS, Lark Base, marketplace (Shopee/Lazada/TikTok), chatbot web, affiliate — mọi đơn hàng đều quy về một nguồn sự thật duy nhất.

Triết lý thiết kế: mọi quy trình bán hàng (sales stages, quy trình duyệt báo giá, công thức tính hoa hồng…) đều là cấu hình theo industry pack, không hard-code. Doanh nghiệp Spa và doanh nghiệp Trading có thể dùng chung module nhưng cấu hình khác nhau hoàn toàn.

2. Thuật ngữ cần biết

Trước khi đi sâu, anh/chị nên nắm các thuật ngữ trung tâm. Cùng một từ "khách hàng" nhưng OpsOne phân biệt 2 trạng thái rất khác nhau:

Lead Khách tiềm năng

Người chưa mua hàng nhưng đã để lại thông tin (chatbot, landing chẩn đoán, hội thảo, namecard sự kiện). Lưu trong bảng leads.

Ví dụ: ai đó điền form 60 câu trên /diagnostic.html → tự động tạo lead, gắn nguồn = "diagnostic-landing".

Customer Khách hàng chính thức

Đã phát sinh giao dịch (đơn hàng, báo giá, hợp đồng). Lưu trong bảng customers, có customer_code duy nhất, được tính RFM và phân khúc.

Ví dụ: anh A từ lead "diagnostic-landing" được nhân viên gọi tư vấn, ký HĐ tháng → tự động convert thành customer #C0042.

Pipeline Phễu bán hàng

Bảng kanban hiển thị các cơ hội bán hàng theo stage (Lead → Đang đàm phán → Thắng → Thua). Cho phép kéo thả card để chuyển trạng thái.

RFM Recency · Frequency · Monetary

Phân khúc khách hàng theo 3 trục: lần mua gần nhất (Recency), tần suất mua (Frequency), tổng giá trị (Monetary). Mỗi trục chấm điểm 1-5, ghép lại thành nhãn (Champion, Loyal, At-Risk, Lost…).

Ví dụ: KH score 555 = Champion (mới mua, mua nhiều, chi lớn) → ưu tiên upsell. Score 144 = At-Risk (lâu rồi không mua, từng chi lớn) → cần chăm sóc gấp.

Sales Process Quy trình bán

Tập hợp các stage tuần tự mà mỗi cơ hội đi qua. Khác Pipeline ở chỗ: Pipeline là "view" (cách nhìn), Sales Process là "cấu hình" (luật chơi).

Quotation Báo giá

Văn bản chính thức gửi khách, kèm danh sách SKU + đơn giá + tổng tiền + điều kiện. Có vòng đời: Draft → Sent → Accepted/Rejected/Expired.

Contract Hợp đồng

Văn bản pháp lý cao hơn báo giá. Thường tạo từ báo giá đã được khách accept. Có e-sign workflow: gửi đi → khách ký → upload bản scan.

Payment Receipt Phiếu nhận tiền

Chứng từ ghi nhận đã nhận tiền từ khách (tiền mặt, chuyển khoản, POS). Khi duyệt sẽ tự động cập nhật payment_status của đơn hàng và (nếu cấu hình) phát hành HĐĐT.

Sapo Sync Đồng bộ Sapo

Cron job 2 chiều: kéo đơn hàng Sapo POS về OpsOne, đẩy phiếu nhận tiền & cập nhật stock ngược lại Sapo. Đơn Sapo nhận diện qua cột sapo_id IS NOT NULL.

Lark Base Cơ sở dữ liệu Lark

Bảng dữ liệu cộng tác trên Lark Suite. OpsOne có thể đồng bộ KH 2 chiều với Lark Base — tiện cho đội sale dùng Lark trên di động.

3. Truy cập module

OpsOne cung cấp 2 chế độ truy cập tùy vai trò và gói dịch vụ của anh/chị:

3.1 Chế độ Full CRM

Anh/chị mở sidebar trái, nhấn mục 🤝 CRM. Đây là workspace đầy đủ với 10 tab:

Tổng quan — dashboard số khách hàng, đơn mới, doanh thu tháng, RFM heatmap.
Khách hàng — danh sách + smart-merge + bulk import + customer detail drawer.
Pipeline — kanban kéo thả cơ hội bán hàng.
Quy trình bán — cấu hình stage tùy industry pack.
Đơn hàng — pipeline shipping + filter kênh + bulk actions.
Báo giá — tạo/gửi/track accept-reject.
Hợp đồng — e-sign workflow.
Phiếu nhận tiền — vào tiền → duyệt → sync Sapo → HĐĐT.
Công nợ — aging report + bulk reminder.
Settings — cấu hình stage, template báo giá, mapping channel.

3.2 Chế độ chỉ Đơn hàng

Nếu anh/chị mua gói "Đơn hàng" độc lập (không cần CRM đầy đủ), sidebar sẽ chỉ hiện mục 📦 Đơn hàng. Đây là wrapper rút gọn chỉ mở tab Đơn hàng + Phiếu nhận tiền + Công nợ — phù hợp cho shop online chỉ cần xử lý fulfillment.

Phân quyền: nhân viên sale chỉ thấy KH/đơn được assign cho mình. Trưởng nhóm thấy toàn nhóm. Admin tenant thấy toàn doanh nghiệp. Super admin (OpsOne ops) bypass mọi filter để hỗ trợ.

4. Quản lý khách hàng

Tab Khách hàng là nơi sống của data lớn nhất trong module — có thể chứa hàng vạn record cho doanh nghiệp scale.

👥

Tab Khách hàng

Danh sách · Smart-merge · Bulk import · RFM segments · Customer drawer

4.1 Tạo khách hàng mới

Nhấn nút + Thêm khách hàng trên thanh hành động.
Điền các trường bắt buộc: Họ tên, SĐT (sẽ được normalize về dạng 84… để tránh trùng), Email (nếu có).
Trường tùy chọn: Địa chỉ, Mã số thuế, Ngày sinh, Ghi chú, Tags (label phân loại).
Nhấn Lưu. Nếu hệ thống phát hiện SĐT hoặc email trùng → sẽ hỏi anh/chị có muốn merge với khách hiện có không.

4.2 Smart-merge tự động

Khi nhập KH mới hoặc kéo lead từ chatbot, hệ thống tự kiểm tra:

SĐT normalized — bỏ ký tự đặc biệt, chuyển 0 đầu thành 84, so khớp exact.
Email — so khớp lowercase, bỏ khoảng trắng.
Nếu trùng → gộp profile, giữ lại lịch sử đơn hàng cũ, log audit để rollback nếu cần.

Ví dụ thực tế: anh/chị có KH cũ "Nguyễn Văn A — 0901234567". Khi chatbot gom lead mới "Anh A — +84 901 234 567" hệ thống nhận ra là cùng người, tự gộp, đính lead source vào profile — tránh tạo 2 record rời.

4.3 RFM Segments

Trong tab Khách hàng có filter chip theo segment RFM:

Nhãn	Score điển hình	Ý nghĩa	Hành động gợi ý
Champion	555, 545	Mới mua, mua nhiều, chi lớn	Upsell gói cao cấp, mời chương trình loyalty
Loyal	454, 354	Mua đều, chi ổn định	Cross-sell sản phẩm liên quan
At-Risk	144, 244	Lâu không mua, từng chi lớn	Chiến dịch winback, gọi điện chăm sóc
Lost	111, 112	Mất hẳn	Loại khỏi danh sách marketing chính

4.4 Bulk import CSV/Excel

Nhấn nút 📥 Nhập file → tải mẫu CSV/Excel → điền data → upload. Hệ thống sẽ:

Validate từng dòng (SĐT đúng format Việt Nam, email hợp lệ).
Báo lỗi dòng nào sai (không bỏ qua âm thầm).
Auto-merge với KH cũ nếu trùng.
Hiển thị báo cáo cuối: bao nhiêu thêm mới, bao nhiêu merge, bao nhiêu lỗi.

4.5 Customer detail drawer

Click vào 1 KH → mở drawer bên phải với 5 tab con:

Thông tin — profile + tags + assign.
Đơn hàng — lịch sử mua, tổng chi, đơn lớn nhất.
Báo giá & HĐ — văn bản đã gửi, status từng cái.
Chat — tin nhắn Zalo OA, lịch sử chatbot.
AI Insights — tóm tắt hành vi mua, gợi ý next-best-action.

5. Pipeline kéo thả

Tab Pipeline hiển thị các cơ hội bán hàng dưới dạng kanban board, mỗi cột là 1 stage. Đây là chế độ làm việc trực quan cho trưởng nhóm sale theo dõi tiến độ đội.

📊

Tab Pipeline

Kanban view · Kéo thả đổi stage · Sales forecast widget

5.1 Stage mặc định

🌱

Lead mới

📞

Đã tiếp xúc

💬

Đang đàm phán

🏆

Thắng

❌

Thua

5.2 Kéo thả đổi stage

Anh/chị nắm card khách hàng → kéo qua cột khác → thả → stage tự cập nhật + ghi log audit. Nếu chuyển sang "Thắng" hệ thống sẽ hỏi có muốn tạo báo giá/đơn hàng ngay không.

5.3 Sales Forecast widget

Trên đầu kanban có widget tổng giá trị pipeline x xác suất win của từng stage — cho anh/chị con số dự báo doanh thu tháng. Công thức: Σ (deal_value × win_probability_of_stage).

Lưu ý: kéo thả không undo được trên UI. Nếu kéo nhầm thì kéo ngược lại — audit log sẽ ghi cả 2 lần (tốt cho minh bạch).

Ví dụ thực tế: shop nội thất có 18 deal trong pipeline. Trưởng phòng nhìn widget thấy 4 deal đang "Đàm phán" tổng 320 triệu, win rate stage này 60% → forecast 192 triệu cuối tháng → lên kế hoạch nhập hàng tương ứng.

6. Quy trình bán hàng (cấu hình)

Tab Quy trình bán là nơi cấu hình các stage cho industry pack mà doanh nghiệp đang chạy. Khác với Pipeline (chỉ hiển thị), tab này cho phép sửa luật chơi.

⚙️

Tab Quy trình bán

Config-driven · Custom stages theo industry pack

6.1 Cấu trúc 1 stage

Tên (ví dụ: "Tư vấn lần đầu", "Khảo sát mặt bằng").
Thứ tự (số nguyên).
Loại: open / won / lost.
Win probability %: dùng cho forecast.
SLA giờ: bao lâu phải chuyển stage tiếp theo (cảnh báo nếu quá hạn).
Required fields: trường nào bắt buộc điền trước khi rời stage.

6.2 Ví dụ theo industry pack

Industry pack	Stage tiêu biểu
Trading (TBBV)	Lead → Báo giá → PO ký → Đặt hàng → Giao hàng → Thanh toán
Hospitality (khách sạn)	Hỏi phòng → Giữ chỗ → Check-in → Đang lưu trú → Check-out
Education (EduTrust)	Đăng ký tư vấn → Đã tư vấn → Nộp hồ sơ → Visa → Bay
Spa	Lead → Đặt lịch trải nghiệm → Mua liệu trình → Đang sử dụng → Hoàn thành

Tip: nếu doanh nghiệp anh/chị có quy trình đặc thù, có thể tạo stage mới — không cần dev OpsOne can thiệp. Đây là điểm khác biệt cốt lõi của platform composable.

7. Đơn hàng (Orders)

Tab Đơn hàng là cốt lõi nghiệp vụ — nơi quy tụ mọi đơn từ mọi kênh, theo dõi từ tạo đơn đến hoàn thành thanh toán.

📦

Tab Đơn hàng

Đa kênh · Shipping pipeline · Payment status · Exception inbox

7.1 Cách tạo đơn

Tạo thủ công: nút "+ Tạo đơn" → chọn KH (autocomplete) → thêm SKU (autocomplete products master) → điền địa chỉ giao, phương thức thanh toán → Lưu.
Tự động từ Sapo: cron sync chạy theo nhịp sapo_sync_interval của dự án (TBBV: 15 phút), kéo đơn POS về OpsOne, gắn channel='sapo'.
Tự động từ chatbot: KH chat đặt hàng → bot xác nhận → tạo đơn channel='chatbot'.
Marketplace: Shopee/Lazada/TikTok kéo qua API, channel='marketplace'.

7.2 Vòng đời status

📝

draft

✅

confirmed

📦

packed

🚚

shipped

🏠

delivered → completed

7.3 Payment status

unpaid — chưa nhận tiền nào.
partial — đã nhận một phần (đặt cọc/trả đợt 1).
paid — đã thanh toán đủ — cập nhật khi tổng phiếu nhận tiền đã duyệt ≥ tổng đơn.

7.4 Channel filter

Thanh filter trên đầu danh sách cho phép lọc theo kênh: store · sapo · marketplace · manual · chatbot · affiliate. Anh/chị cũng có thể combo với filter status, KH, NV phụ trách, khoảng ngày.

7.5 Cột Age (SLA)

Mỗi đơn có cột Tuổi đơn tính bằng giờ kể từ lúc tạo. Nếu đơn ở status confirmed quá 24h chưa pack → row highlight đỏ — báo hiệu SLA bị vi phạm.

7.6 Bulk actions

Tick nhiều đơn → nút "Đánh dấu đã pack" / "Đã ship" / "In phiếu giao".
Bulk export Excel.
Bulk gửi thông báo Zalo cho KH (tracking status).

7.7 Exception inbox

Tab phụ ⚠️ Cần xử lý liệt kê các đơn bất thường: thiếu địa chỉ, KH refund, đơn Sapo sync về thiếu SKU master, đơn chatbot không khớp tồn kho. Anh/chị nên xem hằng ngày để tránh "đơn bị quên".

Ví dụ thực tế: shop thời trang nhận 300 đơn/ngày từ 4 kênh. Exception inbox sáng nay báo 12 đơn Shopee thiếu địa chỉ → NV chỉ cần xử lý 12 đơn này thay vì rà cả 300.

8. Báo giá (Quotations)

Tab Báo giá cho B2B sale — nơi tạo file PDF chuyên nghiệp, gửi cho khách qua email/Zalo, theo dõi accept-decline.

📄

Tab Báo giá

Tạo · Gửi · PDF brand · Tracking accept-decline

8.1 Tạo báo giá

Nút + Tạo báo giá → chọn KH.
Thêm SKU + đơn giá + chiết khấu + VAT.
Điền điều kiện thanh toán (đợt 1, đợt 2…) + thời hạn báo giá (mặc định 14 ngày).
Preview PDF brand navy/gold — layout 10 trang clean (Puppeteer).
Nhấn Gửi — chọn kênh: Email, Zalo OA, hoặc tải PDF gửi tay.

8.2 Template config-driven

Mỗi industry pack có template riêng:

Trading: form cổ điển, focus SKU + đơn giá + tổng.
Education: form lộ trình du học, focus chương trình + học phí + sinh hoạt phí.
Hospitality: form lưu trú, focus loại phòng + đêm + dịch vụ kèm.

8.3 Tracking

Sau khi gửi, mỗi báo giá có status:

sent — đã gửi.
viewed — KH đã mở email (track qua pixel).
accepted — KH click "Đồng ý" trên trang public của báo giá.
rejected — KH từ chối, có ô lý do.
expired — quá thời hạn.

Tip: khi báo giá chuyển sang accepted, hệ thống hỏi "Tạo hợp đồng từ báo giá này?" — 1 click sang tab Hợp đồng với dữ liệu pre-filled.

Ví dụ thực tế: NV sale gửi báo giá 220 triệu cho khách công ty XYZ. 3 ngày sau status đổi viewed nhưng chưa accepted → NV gọi điện hỏi thăm → biết khách đang so sánh với đối thủ → điều chỉnh chiết khấu, gửi báo giá v2.

9. Hợp đồng (Contracts)

Tab Hợp đồng dành cho giao dịch B2B/giá trị cao cần văn bản pháp lý.

📑

Tab Hợp đồng

Tạo từ báo giá · E-sign workflow · Template engine

9.1 Tạo HĐ từ báo giá thắng

Vào báo giá có status accepted.
Nhấn Tạo hợp đồng.
Hệ thống pre-fill: KH, danh mục SKU, tổng tiền, điều kiện thanh toán.
Anh/chị bổ sung: thời hạn HĐ, điều khoản bảo hành, điều khoản phạt.
Chọn template (HĐ mua bán, HĐ dịch vụ, HĐ NPP…).
Preview PDF → Lưu → Gửi.

9.2 E-sign workflow

📤

Gửi cho KH

✍️

KH ký bản giấy

📸

Upload bản scan

✅

Mark signed

🗄️

9.3 Template engine

Admin tenant có thể vào Settings → Template Hợp đồng → tải template .docx với các placeholder như {{customer_name}}, {{contract_value}}, {{payment_terms}}. Khi tạo HĐ mới hệ thống điền tự động.

Ví dụ thực tế: EduTrust dùng template HĐ tư vấn du học có 12 placeholder (tên học viên, chương trình, học phí trường, học phí dịch vụ EduTrust, phí thẩm định, đợt thanh toán…) → mỗi HĐ mới tạo trong < 1 phút thay vì copy-paste 30 phút.

10. Phiếu nhận tiền (Payment Receipts)

Tab Phiếu nhận tiền là cầu nối giữa đơn hàng và kế toán — nơi NV ghi nhận khoản tiền vừa nhận, qua duyệt rồi mới chính thức cập nhật doanh thu.

💰

Tab Phiếu nhận tiền

Tạo · Duyệt · Sync Sapo · Auto-issue HĐĐT

10.1 Tạo phiếu

Có 2 lối vào:

Từ form sửa đơn hàng: trong drawer chi tiết đơn có nút + Tạo phiếu nhận tiền — pre-fill KH, đơn, số tiền còn nợ.
Từ tab phiếu nhận tiền: nút + Tạo → chọn KH → chọn đơn liên quan (có thể nhiều đơn) → điền số tiền + phương thức (tiền mặt/CK/POS/VNPay) → upload chứng từ.

10.2 Vòng đời duyệt

📝

draft

📨

submitted

👁️

reviewing

✅

approved

🧾

posted

Khi phiếu chuyển sang approved:

Cập nhật payment_status của đơn hàng liên quan.
Sync về Sapo (nếu đơn có sapo_id).
Nếu cấu hình bật auto-issue HĐĐT → gọi MISA/Viettel API phát hành hóa đơn điện tử → ghi einvoice_id vào phiếu.

10.3 Threshold workflow

Phiếu nhận tiền là 1 trong 4 loại request được hỗ trợ bởi Approval Flow. Admin có thể cấu hình:

Phiếu < 5 triệu: NV ghi xong tự động duyệt.
Phiếu 5-50 triệu: trưởng phòng kế toán duyệt.
Phiếu > 50 triệu: trưởng phòng + giám đốc duyệt tuần tự.

Chi tiết cách cấu hình threshold xem hướng dẫn cấu hình phê duyệt.

Lưu ý quan trọng: không bao giờ tự động phát hành HĐĐT khi chưa duyệt. Phiếu ở status submitted/reviewing chỉ là "đang ghi nhận" — không tính vào doanh thu, không gọi CQT.

Ví dụ thực tế: NV thu ngân nhận 8 triệu chuyển khoản từ KH, tạo phiếu, upload screenshot biên lai ngân hàng → trưởng kế toán mở exception inbox thấy phiếu mới → verify số tiền khớp với app ngân hàng → duyệt → HĐĐT được phát hành tự động → gửi email cho KH.

11. Công nợ

Tab Công nợ tổng hợp các đơn còn unpaid hoặc partial — thiết kế cho NV thu hồi công nợ và CFO theo dõi rủi ro dòng tiền.

📉

Tab Công nợ

Aging report · Bulk reminder · Khách nợ lớn nhất

11.1 Aging report

Báo cáo già hóa công nợ chia thành các band:

Band	Số ngày quá hạn	Mức độ
Current	0 ngày (còn trong hạn)	Bình thường
1-30 ngày	Quá hạn nhẹ	Vàng — nhắc nhở
31-60 ngày	Quá hạn vừa	Cam — gọi điện
61-90 ngày	Quá hạn nặng	Đỏ — cảnh báo
> 90 ngày	Khó thu hồi	Đen — xem xét trích lập dự phòng

11.2 Bulk reminder

Tick các KH có công nợ → nút 📨 Gửi nhắc nợ → chọn kênh (Email/Zalo OA/SMS) → soạn tin nhắn template hoặc tự do → gửi đồng loạt. Mỗi tin nhắn đều log vào lịch sử chăm sóc KH.

Ví dụ thực tế: TBBV chốt sổ tháng phát hiện 23 KH nợ quá 30 ngày tổng 480 triệu. NV kế toán dùng bulk reminder gửi Zalo OA template lịch sự → trong 5 ngày thu được 280 triệu mà không tốn thời gian gọi từng KH.

12. Tích hợp ngoài

Module CRM có 4 tích hợp chính, đều cấu hình ở tab Settings → Tích hợp.

12.1 Sapo POS (2 chiều)

Sapo → OpsOne: cron kéo đơn hàng mới theo nhịp sapo_sync_interval (TBBV: 15 phút), sinh stock_transactions tương ứng, gắn channel='sapo'.
OpsOne → Sapo: khi phiếu nhận tiền duyệt → đẩy payment ngược lại Sapo, cập nhật trạng thái thanh toán.
Cấu hình: nhập API key Sapo + store domain + mapping kho.

12.2 Lark Base (đồng bộ KH)

Tạo bảng "Customers" trong Lark Base → mapping field với OpsOne → bật sync.
Phù hợp cho đội sale di động dùng Lark mobile, không muốn mở dashboard OpsOne.
Sync 2 chiều mỗi 15 phút.

12.3 AI Customer Insights (CDP)

Mỗi đêm chạy job phân tích hành vi KH bằng Gemini.
Output: tóm tắt KH, gợi ý next-best-action, dự đoán churn risk.
Hiển thị trong customer detail drawer → tab AI Insights.

12.4 Zalo OA Chat

Customer drawer → tab Chat hiển thị lịch sử tin nhắn Zalo OA, NV có thể trả lời thẳng từ drawer mà không cần mở app Zalo.
Lead mới từ Zalo tự động vào tab Khách hàng với tag source:zalo.

Hạ tầng: VPS Singapore đang dùng có thể bị Zalo chặn API thông tin cá nhân (error -501). Cân nhắc dùng IP Việt Nam cho luồng broadcast.

13. Ba tình huống thực tế

Tình huống 1 — Shop bán lẻ 200 KH/tháng

Cấu hình: Pipeline + Smart-merge + RFM

Shop mỹ phẩm A có 200 KH/tháng, đa số mua lại đều đặn. Sếp dùng:

Tab Khách hàng để theo dõi RFM — 30 KH Champion được ưu tiên gửi sample sản phẩm mới.
Smart-merge tự động xử lý KH trùng (cùng người mua nhiều lần ở Sapo + Shopee).
Pipeline chỉ dùng cho deal lớn (combo gift > 5 triệu).
Bulk reminder chiến dịch "Sinh nhật 30%" cho KH At-Risk.

Kết quả: repeat rate tăng từ 32% lên 51% trong 6 tháng.

Tình huống 2 — Doanh nghiệp B2B ít KH nhưng đơn lớn

Cấu hình: Báo giá → HĐ → Thanh toán nhiều đợt

Công ty TBBV bán cân điện tử công nghiệp, mỗi đơn 50-500 triệu, KH là nhà máy.

📞

NV tiếp xúc

📄

Báo giá PDF

📑

HĐ ký 2 bên

💰

Đợt 1: 50%

💰

Đợt 2: 50%

Mỗi đợt thanh toán tạo 1 phiếu nhận tiền — sau khi duyệt tự phát hành HĐĐT MISA. Tab công nợ cảnh báo nếu đợt 2 quá hạn 30 ngày.

Tình huống 3 — Shop online tích hợp Sapo + Zalo OA

Cấu hình: Sapo sync + chatbot + Zalo OA reply

Shop thời trang B bán online qua Sapo POS + chatbot Messenger + Zalo OA.

Đơn từ Sapo và Shopee sync về tab Đơn hàng — channel filter rõ ràng.
KH chat Zalo hỏi size → chatbot trả lời + tag NV nếu cần can thiệp tay.
Customer drawer hiển thị toàn bộ lịch sử chat — NV tiếp nối câu chuyện không bị "đứt mạch".
Exception inbox sáng nào cũng có 5-10 đơn cần xử lý (thiếu địa chỉ, KH refund) — xử lý dưới 30 phút.

Kết quả: NV chăm sóc 1 người làm được công việc của 3 người trước đây.

14. Câu hỏi thường gặp

Nhân viên thấy đơn của ai?

Mặc định: NV chỉ thấy đơn được assign cho mình hoặc đơn mình tạo. Trưởng nhóm thấy toàn bộ đơn của thành viên trong nhóm. Admin tenant thấy toàn doanh nghiệp. Có thể bật chế độ "open" cho mọi NV thấy hết — phù hợp đội nhỏ < 10 người.

Sapo sync bao lâu 1 lần?

Cron kéo đơn hàng mới theo nhịp sapo_sync_interval của dự án (mặc định 0 = tắt; TBBV đang để 15 phút), KH mỗi 15 phút. Nếu cần sync ngay anh/chị có thể bấm nút 🔄 Đồng bộ ngay ở Settings → Tích hợp Sapo.

Bulk merge khách hàng trùng có rollback được không?

Mỗi lần merge đều log audit trail với snapshot của 2 record gốc. Trong vòng 7 ngày có nút Undo merge. Sau 7 ngày phải nhờ super admin can thiệp DB — vẫn được nhưng cần ticket.

Báo giá đã gửi nhưng cần sửa thì làm sao?

Nếu báo giá ở status sent hoặc viewed — anh/chị tạo bản v2 (clone + tăng version). Bản cũ tự động chuyển expired. KH nhận link mới — không bị nhầm giá. Nếu báo giá đã accepted thì không sửa được, phải hủy + tạo lại + xin KH accept lại.

Mất kết nối Sapo phải làm gì?

Vào Settings → Tích hợp Sapo → xem trạng thái. Nếu API key hết hạn → tạo key mới ở dashboard Sapo → paste vào. Nếu Sapo bị down (rất hiếm) → OpsOne vẫn cho phép tạo đơn thủ công, sẽ sync ngược khi Sapo lên lại. Đơn manual không bị mất.

Customer score RFM được tính như thế nào?

Mỗi đêm job tính lại cho toàn bộ KH. Công thức:

R (Recency): số ngày kể từ đơn cuối — chia 5 quintile.
F (Frequency): tổng số đơn trong 12 tháng — chia 5 quintile.
M (Monetary): tổng giá trị đơn trong 12 tháng — chia 5 quintile.

Mỗi trục cho điểm 1-5 (5 là tốt nhất). Score 555 = top tier. Nhãn segment do hệ thống tự gán theo bảng mapping cấu hình được.

Phiếu nhận tiền chưa duyệt có hiện trong báo cáo doanh thu không?

Không. Báo cáo doanh thu chỉ tính phiếu có status approved hoặc posted. Phiếu draft/submitted/reviewing chỉ hiện trong dashboard "Tiền đang chờ duyệt" — cảnh báo CFO nếu số lớn bất thường.

Có thể chỉ dùng tab Đơn hàng mà không cần các tab khác không?

Có. Anh/chị mua gói "Đơn hàng" độc lập — sidebar chỉ hiện 📦 Đơn hàng, không có 🤝 CRM. Khi nào muốn nâng cấp lên CRM đầy đủ chỉ cần liên hệ OpsOne, dữ liệu cũ giữ nguyên không mất.

Sẵn sàng triển khai?

OpsOne hỗ trợ migrate dữ liệu KH cũ từ Excel/Sapo/MISA trong 1 ngày làm việc — miễn phí cho khách hàng năm đầu.

Đăng nhập Xem hướng dẫn khác