Hướng dẫn sử dụng · v1.0

Chấm công & Điều động Hiện trường

Số hoá toàn bộ chuỗi Điều động → Chấm công tại công trình (GPS) → Tính công đa hệ số → Bảng lương trên một nền tảng. Toàn bộ quy tắc tính công của doanh nghiệp được nạp dưới dạng cấu hình — không cần lập trình, không phụ thuộc một cá nhân, sửa được khi chính sách thay đổi.

Module phù hợp cho doanh nghiệp cơ điện, xây lắp, bảo trì, lắp đặt, dịch vụ kỹ thuật hiện trường (10 – 500 nhân sự) — nơi nhân viên đi công trình, có thời gian di chuyển tách bạch với thời gian làm việc và cách tính công nhiều hệ số. Module giải quyết 5 vấn đề lớn:

Bằng chứng vị trí — mỗi mốc chấm bằng điện thoại lưu kèm toạ độ GPS, hoạt động cả khi mất sóng, giúp quản lý đối chiếu và hạn chế chấm công hộ.
Tách di chuyển & làm việc — ghi nhận tới 5 mốc thời gian/ngày (đi → bắt đầu/kết thúc làm việc → về), tự tính giờ di chuyển và giờ làm việc.
Bộ tính công đa hệ số — tách giờ di chuyển, giờ làm trong khung giờ tiêu chuẩn và giờ làm thêm; áp đúng lương làm thêm theo luật (ngày thường ≥150%, ngày nghỉ hằng tuần ≥200%, lễ/Tết ≥300%). Khung giờ làm việc tiêu chuẩn, các ngưỡng và hệ số đều là tham số cấu hình theo nội quy lao động của doanh nghiệp.
Phiếu điều động số — thay phiếu giấy/Excel; có đội/nhân sự, người chỉ huy, phương tiện, nội dung công việc, báo cáo của tổ trưởng.
Nối thẳng bảng lương — giờ công tự quy đổi vào kỳ lương, kế toán không nhập tay lại; tự cảnh báo vượt trần tăng ca theo luật.

⚙️

Cấu hình

📋

Điều động

⏱️

Chấm N-mốc

🧮

Tính công

💵

Bảng lương

Đối tượng phù hợp: doanh nghiệp có đội thi công/kỹ thuật đi công trình, tính công theo hệ số di chuyển – làm việc – tăng ca, cần minh bạch chấm công và rút ngắn thời gian chốt lương mỗi kỳ.

1. Thuật ngữ cần biết

Mốc thời gian Time mark

Một thời điểm trong ngày công mà nhân viên bấm ghi nhận. Số mốc tuỳ cấu hình: phổ biến là 5 mốc (đi công trình → bắt đầu làm việc → kết thúc làm việc → bắt đầu về → về đến công ty), hoặc 2 mốc (vào ca / tan ca) cho mô hình đơn giản.

Ví dụ: m1 06:00 đi, m2 08:00 bắt đầu làm, m3 17:00 xong, m4 17:00 về, m5 20:00 đến công ty.

Hệ số quy đổi công Coefficient

Mỗi loại thời gian được nhân một hệ số khi quy đổi ra công tính lương: di chuyển ×1.0, làm việc tại công trình ×1.3, tăng ca ×1.5 (ngày thường) / ×2.0 (Chủ nhật) / ×3.0 (lễ, Tết). Tất cả hệ số đều chỉnh được trong phần Cấu hình.

Ví dụ: 1 giờ làm việc công trình = 1.3 giờ quy đổi; 1 giờ tăng ca Chủ nhật = 2.0 giờ.

Giờ quy đổi Units

Kết quả cuối cùng của bộ tính công: tổng (số giờ × hệ số tương ứng) trong ngày. Đây là con số chảy vào bảng lương — đã gộp di chuyển, làm việc, tăng ca, phụ cấp đêm.

Ví dụ: 1h di chuyển ×1.0 + 4h làm ×1.3 + 5h tăng ca ×1.5 = 13,7 giờ quy đổi.

Bằng chứng GPS GPS evidence

Mỗi mốc chấm công lưu kèm toạ độ GPS tại thời điểm bấm, làm bằng chứng vị trí. Có thể bật (tùy chọn trong Cấu hình) Khoanh vùng geofence chặn cứng — chỉ cho chấm khi ở trong bán kính công trường — và Yêu cầu ảnh selfie mỗi lần chấm. Cảnh báo giả lập vị trí (Fake GPS) cho luồng N-mốc vẫn đang trong lộ trình.

Phiếu điều động Mã DD-xxxx

Chứng từ số giao việc đi công trình: công trình, nội dung công việc, đội/nhân sự, người chỉ huy, phương tiện, thời gian. Tổ trưởng nhập báo cáo tình hình công việc sau khi xong.

Mẫu cấu hình Preset

Một bộ quy tắc dựng sẵn để triển khai nhanh. Chọn mẫu gần nhất với cách tính công của doanh nghiệp rồi tinh chỉnh — không cần dựng từ đầu.

Có sẵn: "Thi công công trình (đi/về)" (5 mốc) và "Chấm công hiện trường cơ bản" (vào/ra).

Trường hợp tính công Case

Bộ tính công tự phân loại mỗi ngày công dựa trên giờ di chuyển và giờ làm việc thực tế, rồi áp công thức tương ứng (giờ trong khung tiêu chuẩn, giờ làm thêm, giờ di chuyển). Tên và quy ước từng trường hợp do doanh nghiệp tự đặt trong Cấu hình theo nội quy lao động. Xem mục Cách tính công.

2. Truy cập & bật module

Module nằm trong Nhân sự (HR), tab “🏗️ Chấm công Công trình”. Vì đây là tính năng bán theo nhu cầu, doanh nghiệp cần được bật module trước khi sử dụng.

Quản trị viên bật module — vào phần Quản lý module/Tích hợp, bật Chấm công & Điều động hiện trường cho doanh nghiệp. (Nếu chưa thấy tab, liên hệ quản trị để bật.)
Vào tab — Trung tâm HR → 🏗️ Chấm công Công trình. Lần đầu mở, hệ thống tự tạo một hồ sơ cấu hình mặc định.
Phân quyền — người cấu hình & xem báo cáo cần quyền hr.manage; nhân viên chấm công chỉ cần có hồ sơ nhân viên gắn đúng dự án.

Lưu ý: mỗi nhân viên chấm công phải có hồ sơ nhân viên (Employee) thuộc đúng dự án. Nếu báo lỗi “Tài khoản chưa liên kết hồ sơ nhân viên”, kiểm tra lại danh sách nhân viên trong HR.

3. Cấu hình quy tắc (tự triển khai)

Tab ⚙️ Cấu hình là nơi nạp đúng cách tính công của doanh nghiệp — toàn bộ bằng giao diện, không cần code.

📦

Bước 1 — Chọn mẫu cấu hình

Triển khai nhanh, ít đào tạo

Bấm mẫu gần với doanh nghiệp nhất:

Thi công công trình (đi/về) — 5 mốc đi/về, tách giờ di chuyển – làm việc – làm thêm, khung giờ chuẩn và hệ số cấu hình được, 4 trường hợp tính công mẫu.
Chấm công hiện trường cơ bản — 2 mốc vào/ra, một hệ số làm việc, phù hợp dịch vụ đơn giản.

Lưu ý: áp mẫu sẽ ghi đè cấu hình hiện tại. Chỉ làm khi mới thiết lập hoặc muốn làm lại từ đầu.

🔢

Bước 2 — Chỉnh hệ số & ngưỡng

Khớp đúng chính sách công ty

Tham số	Ý nghĩa	Ví dụ cấu hình
Di chuyển	Hệ số giờ đi đường	×1.0
Làm việc công trình	Phụ cấp công trình (chính sách doanh nghiệp, không bắt buộc theo luật)	×1.3
Làm thêm ngày thường	Phần làm vượt khung giờ chuẩn — ≥150% theo Điều 98.1	×1.5
Ngày nghỉ hằng tuần / Lễ, Tết	Làm thêm cuối tuần / lễ — ≥200% / ≥300% theo Điều 98.1	×2.0 / ×3.0
Ca chuẩn	Số phút làm bình thường/ngày (≤ 8h theo Điều 105)	480 (8h)
Khung giờ làm việc	Giờ vào/ra ca và nghỉ trưa theo nội quy lao động	07:30–11:30 · 13:00–17:00

Hệ thống chặn giá trị sai (để trống, số âm, quá lớn) để tránh tính lương nhầm.

🌙

Bước 3 — Phụ cấp đêm & bật/tắt tính năng

Bán theo nhu cầu

Phụ cấp đêm — bật/tắt, khung giờ ban đêm (vd 22:00–06:00 theo Điều 106), phụ cấp % (tối thiểu 30% theo Điều 98.2, điều chỉnh được).
Phiếu điều động — bật nếu doanh nghiệp cần giao việc số hoá; tắt nếu chỉ cần chấm công.
Nối bảng lương — bật để giờ công chảy sang kỳ lương.
Cảnh báo trần tăng ca — bật để hệ thống nhắc khi vượt giới hạn Điều 107.

🧮

Bước 4 — Máy tính xem trước

Tự kiểm chứng trước khi áp dụng

Nhập thử giờ cho từng mốc và chọn loại ngày → hệ thống tính ngay ra trường hợp, giờ di chuyển, giờ làm, tăng ca, giờ quy đổi và cảnh báo. Dùng để đối chiếu với cách tính tay hiện tại trước khi nhân rộng.

Mẹo: nhờ kế toán nhập một vài ngày công mẫu vào máy tính xem trước, so với bảng tính Excel cũ. Khi số liệu khớp, doanh nghiệp tin tưởng dữ liệu mới.

Cuối cùng bấm 💾 Lưu cấu hình.

Cấu hình nâng cao (theo từng khách): ngoài hệ số/ngưỡng, gần như mọi thành phần đều tuỳ biến được — số mốc và tên mốc, cách ghép khoảng tính giờ (di chuyển/làm việc), các trường hợp tính công (điều kiện & cách trừ giờ), khung giờ đêm và mức trần tăng ca. Nhờ vậy cùng một module phục vụ được nhiều mô hình doanh nghiệp mà không cần lập trình lại.

4. Cách tính công đa hệ số

Mỗi ngày, từ các mốc đã chấm, bộ tính công xác định giờ di chuyển và giờ làm việc, rồi phân loại vào một trường hợp tính công để áp công thức.

Khung giờ làm việc tiêu chuẩn (theo Bộ luật Lao động 2019): Doanh nghiệp quy định giờ làm việc bình thường trong nội quy lao động — ví dụ 7h30–11h30 và 13h00–17h00 (nghỉ trưa 11h30–13h00), tổng 8 giờ/ngày theo Điều 105. Thời gian làm việc ngoài khung giờ này được coi là làm thêm giờ (tăng ca) và hưởng lương làm thêm theo Điều 98. Khung giờ vào/ra ca, giờ nghỉ trưa (có trừ khỏi giờ làm hay không) và ngưỡng tăng ca đều khai báo trong Cấu hình theo đúng nội quy của từng doanh nghiệp.

4.1. Tách di chuyển & làm việc

Thời gian di chuyển = (đi → bắt đầu làm) + (bắt đầu về → về đến công ty).
Thời gian làm việc = (bắt đầu làm → kết thúc làm).
Giờ vào ca chuẩn (ví dụ 7h30): nếu xuất phát trước giờ vào ca thì tính giờ di chuyển từ giờ thực; nếu trễ hơn thì neo về giờ vào ca chuẩn để không tính dôi giờ.

4.2. Các trường hợp tính công (ví dụ cấu hình)

Dưới đây là một bộ trường hợp mẫu. Điều kiện, ngưỡng và hệ số đều do doanh nghiệp tự khai báo theo nội quy lao động — module không áp đặt cách tính nào cố định.

Trường hợp	Điều kiện	Cách tính (ví dụ)
Đi + làm tại công trình	Di chuyển ≥ 4h & làm việc ≥ 4h	Giờ di chuyển vượt nửa ngày = DC − 4h (×1.0); 4h làm trong khung chuẩn (×1.3*); phần làm > 4h là làm thêm (×1.5)
Chỉ làm tại chỗ	Không di chuyển & làm việc ≥ 8h	8h trong khung chuẩn (×1.3*); phần > 8h là làm thêm (×1.5)
Chỉ di chuyển	Chỉ di chuyển ≥ 8h, không làm việc	Giờ di chuyển vượt 1 ngày = DC − 8h (×1.0)
Khác	Các trường hợp còn lại	Quy về hệ số ×1.0

* Hệ số ×1.3 là phụ cấp công trình theo chính sách doanh nghiệp, không phải mức bắt buộc của luật; giờ làm trong khung chuẩn về bản chất là giờ làm bình thường (100%). Chỉ phần làm thêm mới buộc áp tối thiểu 150% / 200% / 300% theo Điều 98.

Vì sao lúc trừ 4h, lúc trừ 8h? Một ngày công bình thường là 8h. Khi vừa di chuyển vừa làm việc thì mỗi phần được tính theo nửa ngày 4h; khi chỉ làm hoặc chỉ đi thì lấy mốc cả ngày 8h. Hàng “Khác” dành cho ngày công không khớp quy tắc nào (ví dụ đi 1h + làm 3h): mọi loại giờ quy về hệ số ×1.0 để không bỏ sót công — quản lý nên rà lại các ngày rơi vào nhóm này.

Có thể gắn thêm nhãn nội dung công việc (lắp đặt, bảo trì, bảo hành…) cho ngày công để tách báo cáo chi phí, mà không làm thay đổi cách tính giờ.

4.3. Ví dụ tính cụ thể

Một ngày thường tại công trình (đi + làm)

m1 06:00 đi · m2 08:00 bắt đầu làm · m3 17:00 xong · m4 17:00 về · m5 20:00 đến công ty

Di chuyển = (08:00−06:00) + (20:00−17:00) = 5 giờ
Làm việc = 17:00 − 08:00 = 9 giờ
→ Trường hợp đi + làm: di chuyển trả công 5h − 4h = 1h (×1.0) · 4h trong khung chuẩn (×1.3) · làm thêm 9h − 4h = 5h (×1.5)
Giờ quy đổi = 1×1.0 + 4×1.3 + 5×1.5 = 13,7 giờ

Ngày nghỉ hằng tuần / Lễ, Tết: cùng ví dụ, giờ di chuyển và 4h làm trong khung chuẩn giữ nguyên, chỉ phần làm thêm 5h đổi hệ số. Ngày nghỉ hằng tuần (thường là Chủ nhật) ×2.0 → 1×1.0 + 4×1.3 + 5×2.0 = 16,2 giờ; lễ, Tết ×3.0 → 1×1.0 + 4×1.3 + 5×3.0 = 21,2 giờ.

5. Chấm công N-mốc (điện thoại)

Nhân viên chấm công trên điện thoại tại mục Chấm công hiện trường → ⏱️ Công trình.

3 chế độ trên màn chấm công: điện thoại có 3 nút — 📍 Tuyến (DMS) (đi tuyến viếng điểm bán), 🏗️ Công trường (chấm một lần vào/ra công trường) và ⏱️ Công trình. Module này dùng ⏱️ Công trình (chấm N mốc đi → làm → về); hai chế độ kia thuộc luồng khác và chỉ hiện nếu doanh nghiệp bật. Tránh nhầm Công trường với Công trình.

Mở ứng dụng, vào tab “⏱️ Công trình” — hệ thống hiện danh sách mốc cần bấm trong ngày.
Bấm lần lượt từng mốc — khi đi công trình bấm “Đi công trình”, đến nơi bấm “Bắt đầu làm việc”, v.v. Mỗi lần bấm ghi giờ thực + vị trí GPS.
Xem tạm tính — sau khi bấm, ứng dụng hiển thị ngay trường hợp + giờ quy đổi tạm tính của ngày.
Mất sóng vẫn chấm được — thao tác được lưu offline và tự đồng bộ khi có mạng, giữ đúng giờ đã bấm.

Quên bấm mốc? Nếu thiếu một mốc bắt buộc (vd quên bấm “Kết thúc làm việc”), hệ thống gắn cảnh báo trên ngày công để nhắc bấm bù — ngày công vẫn lưu, chỉ chờ bổ sung cho đủ mốc.

Bằng chứng vị trí: mỗi mốc lưu kèm toạ độ GPS, hạn chế chấm công hộ. Tùy chọn bật geofence chặn cứng (chặn chấm ngoài bán kính công trường) và ảnh selfie mỗi mốc trong Cấu hình. (Cảnh báo giả lập vị trí (Fake GPS) cho luồng N-mốc vẫn đang trong lộ trình.)

6. Phiếu điều động

Tab 📋 Điều động (nếu bật). Trưởng phòng/quản lý tạo phiếu giao việc đi công trình.

Tạo phiếu — bấm ➕ Tạo phiếu điều động (BM01.QTDD), nhập Tiêu đề công việc (bắt buộc), Phương tiện và Nội dung công việc. Hệ thống tự đánh mã DD-xxxx.
Đội nhận — thành viên thấy phiếu của mình; đến công trình chấm công như mục 5.
Tổ trưởng báo cáo — nhập tình hình công việc cuối buổi; phiếu chuyển trạng thái “đã báo cáo”.

Chỉ chỉ huy/thành viên đội của phiếu hoặc quản lý mới được nhập báo cáo — tránh ghi đè báo cáo của người khác.

7. Báo cáo & nối bảng lương

Tab 📊 Báo cáo công dành cho quản lý & kế toán.

Tổng hợp theo kỳ — chọn tháng → bảng giờ quy đổi, tăng ca, di chuyển, số ngày và cảnh báo theo từng nhân viên (gồm 🚦 vượt trần tăng ca tháng/năm theo Điều 107).
Đồng bộ sang bảng lương — bấm một nút để đẩy giờ công của kỳ vào dữ liệu chấm công lương: đẩy giờ làm và giờ tăng ca để chính sách lương áp đơn giá (giờ quy đổi có hệ số dùng để theo dõi trên báo cáo). Hệ thống không ghi đè các ngày đã chấm công văn phòng thủ công, bỏ qua an toàn các ngày đó.

Ngày lễ & bảo hành: hệ thống tự nhận Chủ nhật (áp ×2.0). Ngày lễ (×3.0) đổi theo từng năm nên quản lý vào tab 📅 Chi tiết ngày → chọn ngày → đổi Loại ngày “Lễ/Tết” (và bật Bảo hành — X/BH nếu là ca bảo hành); hệ thống tính lại giờ quy đổi ngay. Có thể thử trước hệ số lễ bằng Máy tính xem trước.

8. Tuân thủ luật lao động

Bộ tính công bám khung Bộ luật Lao động 2019 + Nghị định 145/2020:

Nội dung	Quy định	Trong module
Giờ làm việc bình thường	≤ 8h/ngày & ≤ 48h/tuần (Điều 105)	Khung giờ chuẩn + nghỉ trưa cấu hình được
Làm thêm ngày thường	≥ 150% (Điều 98.1.a)	Hệ số ×1.5 (chỉnh được)
Ngày nghỉ hằng tuần / Lễ, Tết	≥ 200% / ≥ 300% (Điều 98.1.b, c)	×2.0 / ×3.0
Làm việc ban đêm	22:00–06:00, thêm ≥ 30% (Điều 106, 98.2)	Phụ cấp đêm (bật/tắt, khung giờ cấu hình)
Làm thêm vào ban đêm	Cộng thêm 20% đơn giá ban ngày (Điều 98.3)	Mức phụ trội đêm riêng (cấu hình)
Trần làm thêm giờ	≤ 50%/ngày · ≤ 40h/tháng · ≤ 200–300h/năm (Điều 107)	Cảnh báo tự động khi vượt

Lưu ý pháp lý: hệ thống cảnh báo vượt trần, nhưng quyết định cuối cùng & sự đồng ý làm thêm của người lao động (Điều 107.2) là trách nhiệm của doanh nghiệp. Khung giờ làm việc, giờ nghỉ và mức phụ cấp phải khớp với nội quy lao động và thoả ước/hợp đồng của doanh nghiệp. Hãy chốt các tham số (khung giờ chuẩn, ngưỡng, hệ số, khung đêm, trần) cùng HR trước khi vận hành.

9. Tình huống thực tế

Tình huống 1 — Đội kỹ thuật đi thi công cả ngày

NV xuất phát 6h sáng, làm tại công trình 8h–17h, về tới công ty 20h. Đội bấm đủ 5 mốc. Hệ thống nhận diện ngày vừa đi vừa làm, ra 13,7 giờ quy đổi (gồm giờ di chuyển, giờ làm trong khung chuẩn ×1.3, giờ làm thêm ×1.5). Cuối tháng kế toán bấm “Đồng bộ sang bảng lương” — xong, không nhập tay.

Tình huống 2 — Tách báo cáo theo nội dung công việc

Cùng một cách chấm 5 mốc, doanh nghiệp muốn tách riêng chi phí theo loại việc (lắp đặt, bảo trì, bảo hành…). Riêng ca bảo hành đã đánh dấu được (mã X/BH) tại tab 📅 Chi tiết ngày để tách báo cáo — cách tính giờ không đổi. (Gắn nhãn nội dung công việc chi tiết hơn đang được bổ sung.)

Tình huống 3 — Doanh nghiệp khác chỉ cần chấm vào/ra

Công ty dịch vụ vệ sinh không có thời gian di chuyển phức tạp. Admin chọn mẫu “Chấm công hiện trường cơ bản” (2 mốc vào/ra, một hệ số), tắt phiếu điều động và phụ cấp đêm — chỉ trong vài phút, không cần lập trình.

10. Câu hỏi thường gặp

Có phải đổi cách tính công của công ty không?

Không. OpsOne giữ nguyên cách tính của doanh nghiệp — chỉ để máy làm phần “khó” (đo thời gian, áp hệ số, tổng hợp) chính xác và tức thời. Mọi hệ số/ngưỡng/mốc đều là cấu hình, sửa được khi chính sách thay đổi.

Nhân viên không có sóng ở công trình thì sao?

Vẫn chấm được. Thao tác lưu trên máy và tự đồng bộ khi có mạng, giữ đúng giờ đã bấm — không mất công.

Làm sao chống chấm công hộ / giả định vị?

Mỗi mốc lưu kèm toạ độ GPS làm bằng chứng vị trí. Có thể bật geofence chặn cứng (chỉ chấm được trong bán kính công trường) và yêu cầu ảnh selfie mỗi mốc trong Cấu hình. Cảnh báo giả lập vị trí (Fake GPS) cho luồng N-mốc vẫn đang trong lộ trình.

Ngày lễ có tự nhận không?

Chủ nhật được tự động nhận diện (×2.0). Ngày lễ (×3.0) thay đổi theo năm nên quản lý đặt loại ngày “Lễ/Tết” cho ngày công đó tại tab 📅 Chi tiết ngày (chọn ngày → đổi Loại ngày) — hệ thống tính lại giờ ngay. Máy tính xem trước cho phép thử trước hệ số lễ.

Ca làm qua đêm hoặc về sau nửa đêm thì tính thế nào?

Hệ thống tính theo thời điểm thực của từng mốc, nên ca kết thúc hoặc di chuyển sau 00:00 vẫn đúng. Phần giờ làm rơi vào khung đêm (vd 22:00–06:00) được cộng thêm phụ cấp đêm (quy ra giờ) vào giờ quy đổi — nếu bật tính năng này trong Cấu hình. Riêng phần tăng ca rơi vào khung đêm còn được cộng thêm một mức phụ trội riêng (cấu hình được).

Cùng module này bán cho khách khác được không?

Được. Khách mới chỉ cần bật module, chọn mẫu gần nhất rồi chỉnh hệ số/ngưỡng/tính năng ngay trên giao diện — không cần viết phần mềm riêng cho từng khách.

Bắt đầu số hoá chấm công công trình

Nạp đúng quy tắc của doanh nghiệp trong một buổi cấu hình, chạy thí điểm 2–3 tuần để kiểm chứng số liệu, rồi nhân rộng.

Đăng nhập OpsOne Xem hướng dẫn khác